合同管理制度

合同管理制度

第一章  總則
為規(guī)范公司經(jīng)濟合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權(quán)益，制定本制度。本制度適用于公司、所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務關系的各類合同、協(xié)議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、服務合同等。
第二章  公司職責

• 公司總經(jīng)理負責公司銷售、采購合同及其他經(jīng)濟合同的審批；
• 公司辦公室負責公司各類合同的管理工作，具體職責是：

1. 負責除銷售、采購合同外，其他各類合同的談判工作并根據(jù)公司法定代表人的授權(quán)簽訂合同；
2. 負責制定銷售、采購合同統(tǒng)一文本；
3. 負責對合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理；
4. 負責各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查；
5. 負責經(jīng)濟合同糾紛的處理；
6. 負責經(jīng)濟合同的檔案管理；
7. 負責本制度的監(jiān)督執(zhí)行。

第三章  合同的簽訂
（一）合同的主體
訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨立承擔民事責任的組織，其他部門、機構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合同。
訂立合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調(diào)查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。
公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟合同，確有必要簽訂經(jīng)濟合同，應該公司總經(jīng)理同意。

• 合同的形式

訂立合同，除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟事務外，應當采用書面形式。

• 合同的內(nèi)容

1、當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。
2、合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，服務合同應約定詳細的服務內(nèi)容及要求；對合同標的的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。
3、數(shù)量：合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切的數(shù)量的應約定數(shù)量的確定方式（如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等）。
4、質(zhì)量：有國家標準，部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應約定所采用標準的代號。
5、價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應予以明確。
6、履行期限、地點和方式
履行期限應具體明確定，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式；
合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應明確至市轄區(qū)或縣一級；
買賣合同在合同中一般應約定交付的手續(xù)，即合同履行的標志
7、合同的擔保
合同中對方當事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的，應結(jié)合具體情況根據(jù)《擔保法》的要求辦理相關手續(xù)。

1. 合同的解釋

合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。

1. 保密條款

對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。

1. 合同聯(lián)系制度

履行期限長的重大經(jīng)濟合同應當約定合同雙方聯(lián)系制度。

1. 違約責任

根據(jù)《合同法》作適當約定，注意合同的公平性。

• 簽訂合同的工作程序

1、簽訂合同前，業(yè)務人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度“第四條第一款”對方當事人的有關情況進行審查，并復印對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書留存。
2、銷售、采購合同，由主辦業(yè)務人員與對方當事人商談后擬好合同條款，附合同會審表報總經(jīng)理審批，由辦公室編寫合同編號并加蓋合同專用章，必要時，由總經(jīng)理指定責任人員對合同進行合法性審查。
第四章  合同的變更、解除
（一）在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復。
（二）存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同
1、因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；
2、在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；
3、對方遲延履行主要債務，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；
4、對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；
5、法律規(guī)定的其他情形。
第五章  合同的履行
（一）公司及所屬公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，并隨時督促對方當事人及時履行其義務。
（二）在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經(jīng)對方確認。
履行銷售合同交付貨物時應由對方當事人簽署一式兩份的收貨單，一份留存對方，一份交銷售部門備查。向?qū)Ψ疆斒氯私桓对鲋刀惏l(fā)票時應由對方當事人出具收條。
履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據(jù)或收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。
（三）在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時書面上報公司辦公室處理，并報總經(jīng)理。
1、經(jīng)營狀況嚴重惡化；
2、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務；
3、喪失商業(yè)信譽；
4、有喪失或者有可能喪失履行債務能力的其他情形；
（四）債權(quán)債務的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認；
1、在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應定期對賬，確認雙方債權(quán)債務；
2、在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆斒氯说暮贤?jīng)辦人員發(fā)生變動時，應及時對賬，確認合同效力及雙方債權(quán)債務。
第六章  經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟
（一）合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決；
（二）合同雙方在一定期限（一般為一個月）內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或?qū)Ψ疆斒氯藷o意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應及時書面報告部門經(jīng)理和總經(jīng)理，并擬定處理意見，報總經(jīng)理決定。
對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告公司辦公室和總經(jīng)理。
（三）公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關證據(jù)報公司辦公室。
第七章  合同的日常管理
（一）本公司實行二級合同管理，公司辦公室全面負責公司的合同管理；銷售、采購部門的業(yè)務人員負責所在部門的合同管理。
    （二）公司的合司專用章專人管理，公司辦公室、銷售部、采購部各保管一枚，分別編號。
   合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、（已簽訂的合同）遺失的，應及時向當?shù)毓矙C關報案，并登報聲明。
    （三）已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務往來傳真、信函、對賬單等資料，銷售、采購部門的業(yè)務人員應自行保管好。
第八章    考核與獎懲
    （一）公司、所屬各公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同、切實維護公司的整體利益。公司辦公室負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核
    （二）對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施、使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，予以獎勵。
    （三）合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：
    1 、未經(jīng)授權(quán)批準或超越職權(quán)簽訂合同；
2 、為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；
3、應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。
（四）合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)一下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員
追償損失：
   1 、因工作過失致使公司被詐騙；
2 、公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認；
3 、遺失重要證據(jù)；
4 、發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕，從而貽誤時機的； 
   5、 合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時報案和報告；                                          
6 、其他違反公司相關制度的。
 

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