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電子文件歸類歸檔要求（試行稿）

1前言 由于我們企業(yè)已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)了電子化辦公的氛圍，對(duì)于電子文件的歸類與歸檔就成了一件非常重要的使命，其意義重大不言而喻，甚至關(guān)系企業(yè)團(tuán)隊(duì)的長(zhǎng)久健康發(fā)展問題。
2 文件夾建立要求 誰做的業(yè)務(wù)誰歸類，誰負(fù)責(zé)，具體操作為：在計(jì)算機(jī)的最后一個(gè)硬盤上，<我的文檔>內(nèi)保存與工作學(xué)習(xí)有關(guān)的文件，可以建立四個(gè)文件夾可分別為、、、，n代表計(jì)算機(jī)編號(hào),m代表年度；除此之外的個(gè)人文件（應(yīng)為積極的、健康的、我國(guó)法律適用的文件），在我的文檔外建立一個(gè)以自己名字命名的文件夾保存其中,不得再在其他位置建其他文件保存的地址。
3 電子文件歸類要求 各類文件產(chǎn)生時(shí)即保存在各自的文件夾內(nèi)的子文件夾或保存在，<正在實(shí)施的項(xiàng)目>文件夾內(nèi)，對(duì)于剛形成的文件以C開頭命名并加文件的名稱后墜月日時(shí)分保存，對(duì)于修改后的正確文件以Z開頭命名并加文件的名稱后墜月日時(shí)分并列保存。對(duì)于最后項(xiàng)目完結(jié)的文件，如為造價(jià)咨詢則按咨詢類別分為投標(biāo)、一般概預(yù)算、工程結(jié)算、結(jié)算審核、標(biāo)底攔標(biāo)價(jià)、工程量清單、招標(biāo)最高限價(jià)分類；如為招標(biāo)代理按項(xiàng)目地域分類存放；按年度歸檔由項(xiàng)目負(fù)責(zé)保存到合適的文件夾內(nèi),對(duì)于過程中產(chǎn)生的半成品文件以及修改前的文件可以移植到學(xué)習(xí) 資料文件內(nèi)。以上文件已經(jīng)建立了總文件夾及其子文件夾,連同本要求一起存放于各計(jì)算機(jī)中的我的文檔內(nèi)。
4 電子文件歸檔要求 對(duì)于完結(jié)的項(xiàng)目及時(shí)形成歸檔資料并不得隨意刪除，否則視為沒有做過此項(xiàng)目并對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)及相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處罰。到達(dá)年度后將對(duì)其進(jìn)行刻盤或存盤永久保存。
5 結(jié)論 以上要求及程序望在日常工作中嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)于很麻煩或沒有生命力的做法，可提出修改意見，再修改后按新的要求執(zhí)行，沒有修改的按原來的要求執(zhí)行。

2015-1-31

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